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In fünf Schritten zum ersten Protokoll
Diese Hilfe begleitet dich von der Vorbereitung bis zur fertigen Protokolldatei. Nutze das Inhaltsverzeichnis oder suche nach einem Begriff. Die Screenshots zeigen fiktive Beispielangaben.
- Vorlage öffnen: Auf Start.html eine passende Besprechungsart auswählen.
- Vorbereiten: Titel, Datum, Leitung und Protokollführung eintragen. Teilnehmer manuell ergänzen und einen allgemeinen Raum auswählen.
- Dokumentieren: Bausteine ausfüllen, Beschlüsse festhalten und Aufgaben mit Zuständigkeit und Frist vereinbaren.
- Prüfen und sichern: Vollständigkeitscheck nutzen und eine bearbeitbare HTML-Datei speichern.
- Das fertige Protokoll abschließen und die abgeschlossene HTML-Datei lokal speichern. Die E-Mail-Übergabe ist in der Web-Demo deaktiviert.
Startseite und passende Vorlage
Öffne Start.html per Doppelklick im Browser. Die Startseite verbindet den Protokoll-Maker, die acht Vorlagen, die Datenübersicht und das Tutorial. Das Paket arbeitet lokal; zum Schreiben ist keine Internetverbindung und keine Datenbankverbindung erforderlich.
| Vorlage | Wofür du sie verwendest |
|---|---|
| Bereichsleiterkonferenz | Berichte der Bereiche, gemeinsame Organisation, Beschlüsse und Aufgaben. Teilnehmer werden in der Web-Demo manuell ergänzt. |
| Gruppenleiterkonferenz | Gruppenübergreifende Abstimmung. Die Besetzung wird manuell zusammengestellt. |
| Teambesprechung | Regelmäßiger Austausch innerhalb eines Teams; die passende Besetzung selbst auswählen. |
| Projektbesprechung | Eine konkrete Sitzung zu Projektstand, offenen Fragen, Entscheidungen und nächsten Schritten. |
| Fest-Komitee | Planung einer Veranstaltung mit Organisation, Aufgaben und Abstimmung. |
| Arbeitskreis | Gemeinsame fachliche Arbeit, Ergebnisse und vereinbarte Maßnahmen. |
| Sicherheitsbeauftragte | Sicherheitsbezogene Themen, Feststellungen und Maßnahmen. Zuständige Personen selbst auswählen. |
| Projektsteckbrief | Das Projekt als Ganzes: Ziele, Beteiligte, Rahmenbedingungen, Meilensteine und Aufgaben. Er ist vom einzelnen Besprechungsprotokoll getrennt. |
So ist der Arbeitsplatz aufgebaut
Der Protokoll-Maker ist in drei Arbeitsbereiche gegliedert. Im Mittelpunkt steht das Dokument, das später gespeichert oder gedruckt wird.
| Bereich | Das findest du dort |
|---|---|
| Links: Bausteine und Hilfen | Neue Tagesordnungspunkte, Texte, Beschlüsse, Aufgaben und weitere Bausteine. Darunter: eigene Vorlage, Vollständigkeitscheck und Aufgabenformulierungen. |
| Mitte: dein Dokument | Titel, Sitzungskopf und alle Protokollinhalte. Zum Schreiben direkt in das entsprechende Feld klicken. Das Dokument hat einen eigenen Scrollbereich. |
| Rechts: Übersicht, Teilnehmer, Aufgaben | Zwischen den drei Registern wechseln. Die Übersicht hilft beim Navigieren; Teilnehmer und Aufgaben lassen sich hier gezielt verfolgen. |
| Oben: Datei und Darstellung | Unter anderem Vorlage, Öffnen, HTML speichern, PDF / Drucken, Rückgängig, Lesemodus und Abschließen. |
Lesemodus hilft beim ruhigen Durchlesen. Ein Entwurf wird dadurch noch nicht abgeschlossen; zum Bearbeiten wieder in den Bearbeitungsmodus wechseln. Auf einem schmalen Bildschirm werden die Seitenbereiche über die entsprechenden Schaltflächen ein- und ausgeblendet.
Sitzungskopf und Raum ausfüllen
Titel, Datum, Beginn und Ende, Sitzungsleitung und Protokollführung direkt im Dokument eintragen. Unter Bezug / Projekt kannst du den passenden Zusammenhang frei angeben.
Bei Raum aus Liste wählen stehen Konferenzraum A, Besprechungsraum B, Schulungsraum, Projektraum, Online-Besprechung und Externer Veranstaltungsort zur Auswahl. Die Suche filtert die Liste. Ein Klick übernimmt den Namen; den Ort kannst du danach frei bearbeiten.
Teilnehmer auswählen und Anwesenheit führen
- Rechts das Register Teilnehmer öffnen.
- Im Feld Teilnehmer ergänzen einen Namen eintragen, für einen Test zum Beispiel „Anna Beispiel“.
- Hinzufügen wählen und den Anwesenheitsstatus prüfen.
- Für weitere Personen wiederholen. Mit dem Entfernen-Symbol lässt sich ein nicht benötigter Eintrag löschen.
Die Schaltfläche Aus Telefonliste wählen zeigt in dieser Ausgabe den Hinweis zur lokalen Firmenumgebung. Auch nach einem Download stehen hier keine Firmendaten bereit. Dafür benötigt ihr eine gesondert eingerichtete lokale Firmenausgabe.
Anwesenheit: 🔵 Eingeladen · 🟢 Anwesend · 🟡 Entschuldigt · 🔴 Abwesend. Die Teilnehmerübersicht übernimmt die Angaben. Im Projektsteckbrief werden die Personen als Beteiligte geführt.
Inhalte schreiben und Bausteine bearbeiten
Die Vorlagen enthalten bereits eine Gliederung. Klicke in einen Textbereich und schreibe direkt im Dokument. Trenne Gesprächsinhalte, verbindliche Beschlüsse und konkrete Aufgaben voneinander, damit das Protokoll später leicht lesbar bleibt.
| Baustein | Verwendung |
|---|---|
| Tagesordnungspunkt | Eine Überschrift für das nächste Thema. |
| Sachverhalt & Diskussion | Ausgangslage, wesentliche Beiträge und Ergebnis der Besprechung. |
| Beschluss | Die gemeinsam getroffene Entscheidung eindeutig festhalten. |
| Aufgabe | Konkreter Arbeitsauftrag mit zuständiger Person, Frist und Status. |
| Abstimmung | Gegenstand der Abstimmung und Zahlen für Ja, Nein und Enthaltung. |
| Teilnehmerübersicht | Zeigt die geführte Teilnehmerliste im Dokument. |
| Nächster Termin | Folgetermin und weitere Angaben zur nächsten Besprechung. |
| Hinweis / Ergänzung | Zusätzliche Information, Erinnerung oder erläuternde Notiz. |
- Hinzufügen: Einen Baustein im Dokument auswählen und links den gewünschten Typ anklicken. Der neue Baustein wird nach der Auswahl eingefügt. „Weiteren Baustein hinzufügen“ am Dokumentende ergänzt am Schluss.
- Verschieben: Den Baustein anklicken und in seiner kleinen Werkzeugleiste „Nach oben“ oder „Nach unten“ wählen.
- Duplizieren: Das Kopieren-Symbol erzeugt eine zweite Fassung mit den vorhandenen Angaben. Die Kopie anschließend anpassen.
- Löschen: Den Papierkorb in der Werkzeugleiste verwenden. Bei einem Versehen direkt „Rückgängig“ oben nutzen.
- Ersetzen: „Ersetzen“ in der Werkzeugleiste oder „Baustein ersetzen“ wählen und einen anderen Typ auswählen.
Aufgaben, Fristen und Statusampeln
Eine gute Aufgabe beantwortet drei Fragen: Was ist zu tun? Wer übernimmt es? Bis wann? Schreibe möglichst konkret. Statt „Material klären“ hilft zum Beispiel: „Materialliste ergänzen und dem Team bis zum 25.09. zur Abstimmung vorlegen.“
| Farbe | Aufgabenstatus | Wann verwenden? |
|---|---|---|
| 🔴 Rot | Offen | Die Aufgabe wurde vereinbart und ist noch nicht begonnen. |
| 🟡 Gelb | In Bearbeitung | Die Umsetzung läuft. |
| 🟢 Grün | Erledigt | Die Aufgabe ist abgeschlossen. |
| 🟣 Lila | Zurückgestellt | Die Aufgabe wurde bewusst verschoben; den Grund und gegebenenfalls einen neuen Termin im Text festhalten. |
Den Status im Dropdown selbst auswählen. Die Farbe folgt dieser Auswahl; sie ist keine automatische Bewertung der Frist. Die ausgeschriebenen Bezeichnungen bleiben zusätzlich sichtbar.
Die Aufgabenübersicht bezieht sich auf dieses Dokument. Ein automatischer Abgleich mit anderen Protokollen oder eine Übernahme offener Aufgaben in eine Folgesitzung ist in dieser Ausgabe nicht enthalten.
Eigene Team- und Bereichsvorlagen
Für regelmäßige Runden lohnt sich eine eigene Vorlage: Personen, Raum und Standardthemen werden einmal vorbereitet und künftig wiederverwendet.
- Eine geeignete Grundvorlage öffnen und die übliche Besetzung sowie den Raum zusammenstellen.
- Die gewünschten Bausteine anordnen. Sinnvolle Überschriften und neutrale Arbeitsanweisungen stehen lassen.
- Sitzungsspezifische Diskussionen, Beschlüsse, Abstimmungsergebnisse und erledigte Aufgaben entfernen. Alte Fristen und Folgetermine ebenfalls bereinigen.
- Links Als eigene Vorlage wählen und einen eindeutigen Namen vergeben, zum Beispiel „Beispielteam – Wochenrunde“.
- Mit Vorlagendatei speichern die HTML-Datei herunterladen und im vorgesehenen Vorlagenordner ablegen.
- Für die nächste Sitzung diese Vorlagendatei öffnen: Es entstehen eine neue Protokollkennung und ein neues Datum; die Teilnehmer stehen wieder auf „Eingeladen“.
HTML speichern, wieder öffnen und Dateien ablegen
HTML speichern erzeugt eine eigenständige Datei mit dem aktuellen Protokollstand. Ein nicht abgeschlossener Stand bleibt beim späteren Öffnen bearbeitbar.
- Oben HTML speichern anklicken. Alternativ im Protokoll-Maker Strg + S verwenden.
- Je nach Browsereinstellung einen Speicherort wählen oder die heruntergeladene Datei im Ordner Downloads finden.
- Die Datei in euren vereinbarten Protokollordner verschieben. Nutze einen verständlichen Namen, zum Beispiel
2026-09-17_Beispielteam_Wochenrunde_Entwurf.html. - Zum Weiterarbeiten die gespeicherte HTML-Datei im Browser öffnen oder im Protokoll-Maker Öffnen verwenden und die Datei auswählen.
- Nach Änderungen erneut speichern und kontrollieren, welche Datei die aktuelle Fassung ist. Eine vorhandene Datei wird durch die Anwendung nicht automatisch überschrieben.
| Datei / Zustand | Wofür geeignet? |
|---|---|
| Eigene Vorlage (.html) | Ausgangspunkt für neue Sitzungen mit wiederkehrender Besetzung und Gliederung. |
| Entwurf (.html) | Zwischenstand zum späteren Weiterbearbeiten. |
| Abgeschlossenes Protokoll (.html) | Fertiger Stand zur persönlichen Erprobung. In der Anwendung schreibgeschützt. |
| Druck- und Lesefassung; zusätzlich zur HTML-Datei nutzbar. | |
| Lokaler Browser-Entwurf | Wiederherstellungshilfe auf diesem Browser; kein Ersatz für eine gespeicherte Datei. |
Für die gemeinsame Ablage können beispielsweise Ordner Vorlagen, Entwuerfe und Abgeschlossen verwendet werden. Das ist eine Ablageempfehlung; die Anwendung richtet diese Ordner nicht selbst ein. Wenn mehrere Personen dieselbe Datei bearbeiten, werden ihre Fassungen nicht automatisch zusammengeführt. Stimmt daher ab, wer den aktuellen Stand führt.
Vor der Weitergabe: Vollständigkeit prüfen
Links Vollständigkeit prüfen öffnen. Der Check zeigt fehlende Angaben; ein Klick auf einen Hinweis führt zum betroffenen Feld, Baustein oder zur Teilnehmerverwaltung.
| Der Check betrachtet … | Was du zusätzlich selbst prüfst |
|---|---|
| Titel, Datum, Ort, Leitung, Protokollführung und Teilnehmer | Stimmen die Angaben mit der tatsächlichen Sitzung überein? |
| Noch offene Anwesenheit bei Besprechungen | Sind alle Teilnehmer korrekt erfasst? |
| Beschreibung, Zuständigkeit und Frist von Aufgaben | Ist der Auftrag verständlich, realistisch und verbindlich? |
| Leere Beschlüsse und unvollständige Abstimmungen | Ist das Ergebnis sachlich korrekt und eindeutig formuliert? |
| Fehlendes Datum beim nächsten Termin | Ist der Termin vereinbart? Falls kein Folgetermin geplant ist: Baustein entfernen. |
Lesemodus, Drucken und PDF
- Das Dokument im Lesemodus kontrollieren. Auf vollständige Sätze, klare Beschlüsse und verständliche Aufgaben achten.
- Oben PDF / Drucken wählen. Die Anwendung gibt das Dokument ohne die Bearbeitungsleisten aus.
- Im Browserdruckdialog den gewünschten Drucker oder Als PDF speichern wählen. Die genaue Bezeichnung hängt vom Browser ab.
- Papierformat und Seitenumbrüche in der Vorschau kontrollieren. Zusätzliche Browser-Kopf- und Fußzeilen bei Bedarf ausschalten.
- PDF speichern oder drucken. Wenn der fertige Abschluss auch in der Druckfassung erscheinen soll, diese nach dem Abschluss erzeugen.
Abschließen und lokal speichern
- Den Vollständigkeitscheck nutzen und den Inhalt prüfen.
- Bei Bedarf zuerst einen bearbeitbaren Entwurf als HTML-Datei speichern.
- „Abschließen“ wählen und bestätigen. Danach ist das Protokoll in der Oberfläche schreibgeschützt.
- Die abgeschlossene HTML-Datei erneut speichern.
Häufige Fragen und schnelle Lösungen
Warum lässt sich die Telefonliste nicht öffnen?
Diese öffentliche Demofassung enthält kein Firmenverzeichnis. Die Telefonlisten-Auswahl funktioniert nur in der separat eingerichteten lokalen Firmenumgebung. Personen hier manuell ergänzen.
Kann ich die Web-Demo lokal speichern?
Ja. Die HTML-Dateien funktionieren auch lokal. Dabei werden keine Firmendaten nachgeladen oder freigeschaltet. Für die Hilfeseiten den gesamten Ordner samt Bildern beibehalten.
Wo ist meine gespeicherte Datei?
In der Download-Liste des Browsers und im Ordner Downloads nachsehen. Den neuesten Stand in den gewünschten Ordner verschieben.
Warum kann ich nicht mehr schreiben?
Prüfe den Lesemodus. Bei „Abgeschlossen“ ist das Protokoll in der Anwendung schreibgeschützt. Eine Korrektur gegebenenfalls aus dem zuletzt gespeicherten Entwurf erstellen.
Gibt es eine zentrale Speicherung oder Datenbank?
Nein. Diese Ausgabe hat keine Datenbankverbindung, keine automatische Synchronisierung und keinen automatischen Versand. Die Dateien werden von dir gespeichert und weitergegeben.
Welche Daten sind enthalten?
Nur allgemeine Raumbeispiele. Keine Firmenkontakte, internen Gruppen oder Anschriften. Die Bilder dieser Hilfe zeigen ausschließlich fiktive Beispielangaben. Weitere Informationen stehen in der Demodatenübersicht.
Weitergabe, Datenstand und Grenzen
Diese Web-Demo enthält keine Firmen-Telefonliste, internen Gruppenverzeichnisse oder Firmenanschriften. Die Raumliste bietet sechs allgemeine Beispiele. Teilnehmer werden manuell ergänzt.
Alle Protokolldateien speichern ihren jeweiligen Stand. Eine automatische Datenbankverbindung, zentrale Synchronisierung oder ein automatischer E-Mail-Versand ist nicht enthalten.
Für den lokalen Probelauf den vollständigen Webordner mit seinen Unterordnern speichern und Start.html öffnen. Die Hilfe verwendet Bilder aus dem Unterordner Hilfe; diesen beim Übertragen beibehalten.
Checkliste für die fertige Übergabe
- Titel, Datum, Zeit, Ort, Leitung und Protokollführung stimmen.
- Die Besetzung und Anwesenheit sind geprüft.
- Gesprächsergebnisse und Beschlüsse sind verständlich formuliert.
- Jede Aufgabe hat einen konkreten Auftrag, eine Zuständigkeit, eine Frist und den passenden Status.
- Leere oder nicht benötigte Bausteine sind entfernt.
- Der Vollständigkeitscheck und die fachliche Durchsicht sind erfolgt.
- Ein bearbeitbarer Entwurf ist bei Bedarf gesichert.
- Der Abschluss ist bestätigt und die abgeschlossene HTML-Datei gespeichert.
- Das fertige Protokoll abschließen und die abgeschlossene HTML-Datei lokal speichern. Die E-Mail-Übergabe ist in der Web-Demo deaktiviert.
- Das fertige Protokoll abschließen und die abgeschlossene HTML-Datei lokal speichern. Die E-Mail-Übergabe ist in der Web-Demo deaktiviert.
Gut vorbereitet. Klar dokumentiert. Vollständig übergeben.